Der nachstehende Leistungskatalog enthält die von einem Verwalter im Rahmen der WEG -
Verwaltung üblicherweise zu erbringenden Regel-Leistungen. Außerhalb dieses Kataloges zu
erbringende Leistungen sind, soweit sie nicht geringfügig sind, entsprechend einer gesonderten
Vereinbarung zu vergüten.
Kaufmännische Verwaltungsgrundleistungen
1.WIRTSCHAFTSPLAN: Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Kalenderjahr einschl. Ausweis der
Verteilung je Kostenart, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sondereigentum. Über die Annahme des Wirtschaftsplanes entscheidet die nächste Eigentümerversammlung durch
Stimmenmehrheit, sofern nicht in der Gemeinschaftsordnung eine andere Regelung festgelegt ist. Das Wiederholen von Einzelwirtschaftsplänen und das Berechnen von Sonderumlagen, die der
Verwalter nicht verschuldet hat, sind Zusatzleistungen.
2. JAHRESABRECHNUNG: Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die Hausgeld-Einnahmen
und -Ausgaben des Vertragszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sondereigentum.
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zu jeweils einem von der Verwaltung
festzulegenden Termin je Rechnungsjahr zur Einsichtnahme innerhalb der Bürozeiten im Büro der
Verwaltung zur Verfügung. Sondertermine sind nicht in den Grundleistungen enthalten. Die Änderung von Einzelabrechnungen nach Versand an die Eigentümer ist eine Zusatzleistung, sofern
der Verwalter dies nicht verschuldet hat und die zuerst versandte Abrechnung vom Verwaltungsbeirat geprüft wurde.
Eine im laufenden Jahr geforderte außerordentliche Rechnungslegung ist eine Zusatzleistung und wird nach Aufwand abgerechnet.
3.EIGENTÜMERVERSAMMLUNG: Einladen und Durchführen einer Jahresversammlung einschl.
der dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten innerhalb der normalen Bürozeiten der Verwaltung.
Abend- und Wochenendtermine zählen zu den Zusatzleistungen. Die Einladung der
Eigentümerversammlung wird jedem Eigentümer ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt. Erstellen eines Versammlungsprotokolls, welches zur
Einsichtnahme bei der Verwaltung verwahrt wird. Der Versand von Kopien gehört zu den Zusatzleistungen und werden zu Eigenkosten abgerechnet.
4.GANZJÄHRIGE BERATUNG: Die Eigentümergemeinschaft und der Verwaltungsbeirat erhalten
zur Lösung der gemeinschaftlichen Belange die Beratung der Verwaltung innerhalb der Bürozeiten an bis zu zwei Beratungsterminen pro Kalenderjahr. Zusatztermine sind Zusatzleistungen.
5.HAUSORDNUNG: Die Hausordnung wird von der Verwaltung zur Beschlussfassung vorbereitet
und später überwacht. Bei schriftlich gemeldeten Verstößen gegen die Haus-/Nutzungsordnung mahnt die Verwaltung die verantwortlichen Miteigentümer mündlich oder schriftlich ab. Die
nächste
Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.
6.VERSICHERUNGEN: Kosten - und Leistungsvergleich der Versicherungsverträge. Abschließen,
umdecken, einschränken, kündigen und erweitern von Versicherungsverträgen. Bei
Versicherungsschäden am Gemeinschaftseigentum: Schadensmeldung an die Versicherung. Die
weitere Bearbeitung(Schadensabwicklung) ist eine Zusatzleistung.
7.ÜBERWACHEN DER DIENSTKRÄFTE: Betreuen, Überwachen und Beraten des Hausmeisters
und anderer Dienstkräfte der Eigentümergemeinschaft mit vertretbarem Aufwand.
8.GELDVERWALTUNG: Einrichten und Führen des auf den Namen der Eigentümergemeinschaft
lautenden Bankkontos, wahlweise als offenes Fremdgeld- oder offenes Treuhandkonto, sowie bis zu zwei Termin-, Festgeld-, oder Sparbuchkonten. Eigene Auslagen und die eigene Vergütung darf
der
Verwalter aus dem Gemeinschaftskonto entnehmen. Die Vergütung ist jeweils mtl. vorschüssig bis
zum dritten eines Werktags zur Zahlung fällig.
9.RECHNUNGSKONTROLLE UND -ANWEISUNG: Rechnerische und sachliche Prüfung der
Lieferanten-, Dienstleistungs- und Instandhaltungsrechnungen, Hauswart- und Waschmünzkassen.
10. BUCHFÜHRUNG: Einrichten einer übersichtlichen, ordnungsgemäß kaufmännisch geführten
Buchhaltung über den Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentums -gesetzes bzw. der jeweiligen Gemeinschaftsordnung,getrennt für jede Eigentümergemeinschaft.
Insbesondere Führen und Abrechnen von
· Hausgeldkonten je Sondereigentum;
· Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung gemäß Beschluss der Versammlung;
· Einnahmekonten für Erträge;
· Ausgabekonten je Kostenart, ohne Ausweis der Mehrwertsteuer;
· Rückstellungskonten einschl. Anlage der Rückstellungen;
· Sonder-Verrechnungskonten über Forderungen und Verbindlichkeiten;
· Mitbuchen der Bankbewegungen;
· Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft. Für die Erfüllung der steuerlichen und
sozialversicherungsrechtlichen Belange ist ein Steuerberater auf Kosten der Gemeinschaft zu
beauftragen. Führt dennoch die Verwaltung diese Leistungen aus, so gehört dies zu den
Zusatzleistungen.
11. SCHLÜSSELBESTELLUNGEN: Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus einer ggf.
vorhandenen Sicherheits-Schließanlage für das Gemeinschaftseigentum. Für den Bereich des
Sondereigentums ist dies eine Sonderleistung.
12. TELEFON- UND SCHRIFTVERKEHR mit Behörden, Handwerkern und Dritten, soweit es die
gemeinschaftlichen Belange betrifft. Schriftverkehr und Kopien, die nicht gemeinschaftliche Belange,
sondern das Sondereigentum/Teileigentum betreffen, sind Sonderleistungen.
13. BÜROLEISTUNGEN, wie z. B. Porto, Telefon, Kopien und Dienstfahrten, soweit sie von der
Verwaltung und im Rahmen der Grundleistungen und Mehrleistungen veranlasst wurden, sind im
Verwalterentgelt enthalten und werden nicht gesondert berechnet.
Technische Verwaltungsgrundleistungen
1. HEIZUNG: Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauches, Melden der Gesamt-Heizkosten an das von
der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen,
Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sondereigentum in die Jahresabrechnung. Führt die Verwaltung die Heizkostenablesung und -abrechnung selbst aus, so ist dies eine Zusatzleistung, über die möglichst ein gesonderter Vertrag geschlossen werden soll.
2. TECHNISCHE KONTROLLEN AM GEMEINSCHAFTSEIGENTUM: Zur Werterhaltung und um
sich anbahnende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des
Gemeinschaftseigentums durch mindestens jährliche Begehung des Gesamtobjektes. Das
Begehungs-Protokoll ist die Basis für die Planung der Instandhaltung und Instandsetzung.
Beratung über kurz- und mittelfristigen Bedarf der Instandhaltung und Instandsetzung einschl.
Berechnen der dazu notwendigen Finanzmittel.
3. AUSSCHREIBUNGEN: Erstellen von Ausschreibungen von routinemäßigen
Instandhaltungsmaßnahmen mit bekannten Massen und geringem Schwierigkeitsgrad im Rahmen
der Jahresgrundvergütung des Verwalters. Sofern der Verwalter über eigene Architekten,
Bauingenieure oder vergleichbares Personal verfügt, stehen ihm die Vergütungen für alle
Leistungsphasen nach HOAI zum jeweiligen Mittelsatz zu.
4. BERATUNG ZUR AUFTRAGSVERGABE: Beratung bei der Auswahl der technischen Lösungen
und Auftragsvergabe einschl. Preisverhandlungen. Die Kosten pflichtgemäß beigezogener und
beauftragter sachkundiger Personen zur Bewertung und Beurteilung von etwa notwendigen
Instandsetzungsarbeiten (Architekten, Ingenieure), Einholung von Rechtsauskünften oder
Rechtsgutachten (Rechtsanwälte oder sonstige rechtsberatende Juristen) oder steuerliche
Beratungen oder Auskünfte (Steuerberater) usw. trägt die Wohnungseigentümergemeinschaft.
5. AUFTRAGSVERGABE: Erstellen der schriftlichen Verträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft.
6. ÜBERWACHUNG: Terminüberwachung bei Angeboten, Vergaben, Ausführungen,
Schlussrechnungen. Veranlassen der Bauverträge, Bauleitung und -überwachung, Aufmass,
Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen. Die Teilnahme an
Abnahmen, die Geltendmachung von Gewährleistungen, Beweissicherungen und
Schadensersatzansprüchen sind Zusatzleistungen.
7. SOFORTMASSNAHMEN IN DRINGENDEN FÄLLEN: Einleiten von Sofortmaßnahmen in
dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden etc.
8. SICHERHEITSEINRICHTUNGEN: Veranlassen der Überwachung von Sicherheitseinrichtungen durch Fachleute an
· der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter),
· den Aufzügen (TÜV-Hauptprüfung mit Gewichten, Zwischenprüfungen, Nothupen),
· den Blitzschutzanlagen (TÜV-Hauptprüfungen, Reparatur und Dachsanierungen),
· den Lüftungsanlagen (TÜV-Prüfungen in Haus- und Tiefgarage),
· den kraftbetätigten Garagentoren,
· den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und freien Fluchtwegen, Funktions-
und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Brandschutztüren,
Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern, Fluchtwegen etc. Terminvereinbarungen und
Abrechnung mit den Handwerkern, dem Technischen Überwachungsverein und sonstigen
Fachleuten.
Die Wahrnehmung von Ortsterminen zu vorgenannten Punkten ist eine Zusatzleistung.
Juristische Verwaltungsgrundleistungen
1. VERTRÄGE: Abschließen, ändern und kündigen von Wartungs-, Lieferanten-, Versicherungs-
und Dienstleistungsverträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft.
2.ÖFFENTLICHE BELANGE: Gegenüber öffentlich-rechtlichen sowie privaten Belangen
Erstmaßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen
Rechtsnachteils für die Gemeinschaft erforderlich sind (im Regelfall gemäß
Mehrheitsbeschluss). Über die Erstmaßnahme hinausgehende Tätigkeiten sind Zusatzleistungen.
3.BESCHLÜSSE: Formulierung von Beschlusstexten mit geringem Schwierigkeitsgrad als
Tagesordnungspunkte für die Eigentümerversammlung.
Steuerliche Verwaltungsgrundleistungen
1. BUCHHALTUNGSORGANISATION: Einrichten der Buchhaltung zur ordnungsgemäßen
steuerlichen Trennung
2. ZINSABSCHLAGSTEUER: Ausweis der gezahlten Zinsabschlagsteuer. Die Erstellung
gesonderter und einheitlicher Feststellungen ist eine Zusatzleistung.